Een pubquiz organiseren voor een goed doel: het draaiboek

Waarom een pubquiz werkt

Een pubquiz verkoopt geen donatie, hij verkoopt een avond uit. Dat is het hele verschil met een collecte. Mensen die nooit ongevraagd geld zouden geven aan een goed doel, kopen wel een kaartje voor een leuke avond met hun vrienden, en dat het geld naar de Kledingbank gaat is een bonus in plaats van de vraag.

Praktisch: een quiz heeft nauwelijks vaste kosten, is weerbestendig, werkt in elke zaal, en teams brengen zichzelf mee. Vier mensen die zich als team inschrijven zijn vier kaartjes waar je één keer voor hoefde te vragen.

De volgorde is het halve werk

Bijna iedereen begint verkeerd, namelijk bij het idee. Doe het in deze volgorde, dan wordt elke volgende stap makkelijker.

• Eerst het doel. Spreek met het goede doel af wat ze nodig hebben, in concrete termen. Niet 'geld voor de Kledingbank' maar '160 paar nieuwe kinderschoenen'. Vanaf dat moment heb je een verhaal, en dat verhaal verkoopt zowel kaartjes als sponsoring.
• Dan de zaal en de datum. Een half jaar vooruit. Zonder datum kun je niemand iets vragen.
• Dan de kosten wegwerken. Zaal, prijzen, drukwerk: probeer alles gesponsord te krijgen. Zie sponsors vinden voor een lokale actie.
• Dan de teams. Pas als de avond staat, ga je vullen. Dat kost minder moeite dan mensen denken, want teams vragen hun eigen vrienden.

De avond zelf

Reken op vijf tot zeven rondes van tien vragen, met een pauze halverwege. Een quizmaster die het tempo erin houdt is belangrijker dan de vragen: een goede quizmaster maakt matige vragen leuk, briljante vragen overleven een trage avond niet.

Zorg dat de opzet van de vragen varieert: kennis, muziek, beeld, iets fysieks. En bouw één ronde in die over de eigen stad gaat, want daar wordt het hardst om gelachen en het meest over nagepraat.

Waar het geld binnenkomt

Niet alleen bij de inschrijving. Bij ons komt er een deel binnen via de kaartjes, en een deel via wat er op de avond zelf gebeurt: een loterij, een veiling van gesponsorde prijzen, een rondje extra vragen dat je kunt kopen.

Dat laatste is waar de meeste organisatoren winst laten liggen. Mensen die al in de zaal zitten en het leuk hebben, geven makkelijker dan mensen die nog moeten besluiten om te komen.

Fouten die wij zelf gemaakt hebben

• Te laat beginnen met sponsors. Bedrijven hebben budgetrondes; drie weken vooraf ben je te laat, drie maanden niet.
• Te veel vragen per ronde. Tien is genoeg. Vijftien maakt de avond taai en de pauze te laat.
• Geen duidelijke eindtijd. Communiceer wanneer het klaar is, dan komen er meer mensen met kinderen en oppas.
• Vergeten wat het opbracht. Vertel na de avond wat het geworden is, in aantallen. Dat is wat mensen volgend jaar terugbrengt, en het is de reden dat wij van elke actie een pagina met de uitkomst maken.

Hoeveel mensen je nodig hebt

Minder dan je denkt, als je het opdeelt. Bij ons draagt een commissie van vier of vijf mensen de voorbereiding, met de rest van de club als handjes op de avond zelf. Vijftien mensen die elk een paar uur per maand geven, zetten samen een avond voor 150 mensen neer.

Wat je wel nodig hebt is dat elke taak een naam en een datum heeft. Een lijst met wie wat doet en wanneer is het verschil tussen een chaotische actie en een actie die volgend jaar weer kan.